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Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Doculine — SaaS-Dokumentationslösung für die Jugendhilfe

Anbieter: nb-cooperation GmbH · Tino Stief (Geschäftsführer) · Dresden

Kontakt: info@doculine.online · +49 (0) 351 / 82 14 83 48

Stand: Juni 2025

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§ 1 Geltungsbereich

  1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der SaaS-Plattform Doculine (nachfolgend „Dienst“), die zwischen der nb-cooperation GmbH (nachfolgend „Anbieter“) und dem jeweiligen Vertragspartner (nachfolgend „Kunde“) geschlossen werden.
  2. Kunde im Sinne dieser AGB ist ausschließlich ein Unternehmen, eine gemeinnützige Organisation, ein freier Träger oder eine sonstige juristische Person bzw. rechtsfähige Personengesellschaft im Bereich der Jugendhilfe (B2B). Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind nicht Zielgruppe dieses Dienstes.
  3. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.

§ 2 Leistungsbeschreibung

  1. Doculine ist eine webbasierte SaaS-Plattform zur digitalen Dokumentation, Verwaltung und Nachweisführung im Bereich der Jugendhilfe. Die Plattform wird dem Kunden über das Internet als Software-as-a-Service zur Verfügung gestellt.
  2. Jeder Kunde erhält eine separate, mandantenisolierte Instanz unter einer eigenen Subdomain ([trägername].doculine.online).
  3. Der genaue Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung sowie dem gewählten Tarifmodell, die unter doculine.online abrufbar sind.
  4. Der Anbieter ist berechtigt, den Dienst weiterzuentwickeln, Funktionen hinzuzufügen oder anzupassen, sofern dies die vertraglich vereinbarte Kernleistung nicht wesentlich beeinträchtigt.

§ 3 Vertragsschluss

  1. Die Darstellung des Dienstes auf der Website des Anbieters stellt kein verbindliches Angebot dar, sondern eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots.
  2. Der Vertrag kommt durch die schriftliche oder elektronische Auftragsbestätigung des Anbieters zustande.
  3. Vertragssprache ist Deutsch.

§ 4 Nutzungsrechte

  1. Der Anbieter räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein nicht-exklusives, nicht übertragbares Recht ein, den Dienst im Rahmen dieser AGB und des gewählten Tarifs zu nutzen.
  2. Das Nutzungsrecht beschränkt sich auf die im Vertrag vereinbarte Anzahl von Nutzern und die vertragsgemäß vorgesehenen Zwecke.
  3. Eine Weitervermietung, Sublizenzierung oder sonstige Überlassung an Dritte ist ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Anbieters untersagt.

§ 5 Pflichten des Kunden

  1. Der Kunde ist verpflichtet, die Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
  2. Der Kunde ist verantwortlich für alle Aktivitäten, die über seinen Account vorgenommen werden.
  3. Der Kunde darf den Dienst nicht für rechtswidrige Zwecke nutzen oder Inhalte speichern, die gegen geltendes Recht verstoßen.
  4. Der Kunde ist verpflichtet, dem Anbieter unverzüglich mitzuteilen, wenn Zugangsdaten verloren gehen oder ein unbefugter Zugriff auf den Account bekannt wird.
  5. Der Kunde stellt sicher, dass die von ihm eingestellten Daten, insbesondere personenbezogene Daten, rechtmäßig verarbeitet werden dürfen, und schließt mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab.

§ 6 Verfügbarkeit und Wartung

  1. Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit des Dienstes von 99 % im Monatsmittel an (gemessen ohne geplante Wartungsfenster).
  2. Geplante Wartungsarbeiten werden dem Kunden nach Möglichkeit mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt und finden bevorzugt in wartungsarmen Zeiten statt.
  3. Ein Anspruch auf eine bestimmte Verfügbarkeit außerhalb einer gesondert vereinbarten Service Level Agreement (SLA) besteht nicht.

§ 7 Vergütung und Zahlung

  1. Die Vergütung richtet sich nach dem jeweils gewählten Tarifmodell. Preise sind Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
  2. Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich im Voraus, sofern nicht anders vereinbart.
  3. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.
  4. Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zum Dienst nach vorheriger Mahnung zu sperren, bis der ausstehende Betrag beglichen ist. Die Zahlungspflicht des Kunden bleibt während der Sperrung bestehen.
  5. Für Kunden mit Pilotzugang sind neue Features und Weiterentwicklungen des Dienstes für einen Zeitraum von 24 Monaten ab Vertragsschluss kostenfrei inkludiert.
  6. Der Anbieter behält sich vor, Preise mit einer Ankündigungsfrist von 6 Wochen zum nächsten Abrechnungszeitraum anzupassen. Der Kunde hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht.

§ 8 Datensicherung

  1. Der Anbieter führt keine regelmäßige Datensicherungen der Datenbanken durch.
  2. Eine Pflicht zur Wiederherstellung von Daten, die durch Handlungen des Kunden oder höhere Gewalt verloren gegangen sind, besteht nur im Rahmen der vom Kunden erstellten vorhandenen Backups. Ist der Datenverlust durch den Kunden zu verantworten, muss dieser die Kosten der Wiederherstellung tragen.
  3. Der Kunde ist allein verantwortlich, kritische Daten eigenverantwortlich zu exportieren und zu sichern. Eine entsprechende Möglichkeit bekommt er im Programm zur Verfügung gestellt.

§ 9 Haftung

  1. Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.
  2. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), und zwar begrenzt auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden. Die Haftung ist in diesem Fall der Höhe nach auf den im jeweiligen Vertragsjahr vom Kunden gezahlten Jahresbetrag begrenzt.
  3. Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen.
  4. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch für die persönliche Haftung der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

§ 10 Laufzeit und Kündigung

  1. Der Vertrag wird auf ein Jahr geschlossen. Dieser kann mit einer Frist von 2 Monaten zum Vertragsende gekündigt werden.
  2. Nach Ablauf der Vertragszeit verlängert sich der Vertrag automatisch um einen Monat und kann dann mit einer Frist von 4 Wochen zum Monatsende gekündigt werden.
  3. Abweichende Fristen können bei abweichenden Zahlungsbedingungen vereinbart werden
  4. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Mahnung und gesetzter Nachfrist mit mehr als zwei Monatsbeiträgen in Verzug ist.
  5. Kündigungen bedürfen der Textform (E-Mail genügt).
  6. Nach Vertragsende werden die Kundendaten für 30 Tage gespeichert, sodass der Kunde einen Export durchführen kann. Danach werden die Daten unwiderruflich gelöscht.

§ 11 Vertraulichkeit

  1. Beide Parteien verpflichten sich, alle ihnen im Rahmen der Vertragsbeziehung bekannt gewordenen vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei geheim zu halten und nur zur Erfüllung des Vertrags zu verwenden.
  2. Diese Verpflichtung besteht über das Vertragsende hinaus.

§ 12 Änderungen der AGB

  1. Der Anbieter behält sich vor, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von 6 Wochen zu ändern.
  2. Der Kunde wird über Änderungen per E-Mail informiert. Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht binnen 6 Wochen nach Zugang der Benachrichtigung, gelten die neuen AGB als angenommen.
  3. Auf das Widerspruchsrecht und die Folgen des Schweigens wird im Benachrichtigungsschreiben ausdrücklich hingewiesen.

§ 13 Schlussbestimmungen

  1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
  2. Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Dresden, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
  3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

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