Doculine — SaaS-Dokumentationslösung für die Jugendhilfe

Verantwortlicher: nb-cooperation GmbH · Tino Stief (Geschäftsführer)

Berliner Straße 27a · 01067 Dresden

E-Mail: info@doculine.online · Telefon: +49 (0) 351 / 82 14 83 48

Stand: Juni 2025

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1. Allgemeines

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie gemäß Art. 13 und 14 DSGVO darüber, welche Daten wir im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform Doculine verarbeiten und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht.

Doculine richtet sich ausschließlich an Organisationen und Träger der Jugendhilfe (B2B). Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Kunden im Rahmen seiner eigenen Dokumentationstätigkeit unterliegt dem Verantwortungsbereich des Kunden; hierzu schließen wir einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab.

2. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die nb-cooperation GmbH (Angaben siehe oben).

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt (nicht gesetzlich erforderlich). Bei datenschutzrechtlichen Fragen wenden Sie sich direkt an den Verantwortlichen.

3. Verarbeitung bei Besuch der Website (doculine.online)

3.1 Serverlogfiles

Bei jedem Aufruf der Website speichert unser Webserver automatisch folgende Daten:

• IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene URL
• Referrer-URL
• verwendeter Browser und Betriebssystem
• HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit und dem ordnungsgemäßen Betrieb der Website).

Speicherdauer: 7 Tage, dann automatische Löschung.

3.2 Kontaktformular / E-Mail-Kontakt

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail, Nachrichteninhalt) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Speicherdauer: Bis zur abschließenden Bearbeitung, danach nach handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (max. 10 Jahre).

4. Verarbeitung im Rahmen der Vertragsbeziehung

4.1 Kontakt- und Vertragsdaten

Zur Begründung, Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses verarbeiten wir Name und Funktion des Ansprechpartners, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie Organisations- und Rechnungsdaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer: Dauer der Vertragsbeziehung zuzüglich handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (6–10 Jahre nach § 257 HGB, § 147 AO).

4.2 Technische Zugangsdaten

Zur Bereitstellung der Plattform verarbeiten wir E-Mail-Adresse und gehashtes Passwort der Nutzeraccounts.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Auftragsverarbeitung (AVV)

Im Rahmen der Nutzung von Doculine verarbeitet der Kunde eigenverantwortlich personenbezogene Daten (z. B. Daten von Klienten, Fachkräften, Kindern und Jugendlichen). Wir als Anbieter sind insoweit Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich auf Weisung des Kunden. Der Abschluss eines AVV ist Voraussetzung für die Nutzung der Plattform.

6. Hosting und Infrastruktur

Doculine wird auf Servern in Deutschland / der EU betrieben. Subdomains werden technisch auf dedizierten Instanzen bereitgestellt (mandantenisoliert).

Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter): Hetzner Online GmbH, Nürnberg

Es findet keine Übermittlung von Daten in Drittländer außerhalb der EU/EWR statt.

7. Cookies und Tracking

Doculine verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session-Management, Authentifizierung). Es werden keine Tracking-, Marketing- oder Analyse-Cookies eingesetzt.

Eine Einwilligung ist für technisch notwendige Cookies gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG nicht erforderlich.

8. Keine Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet nicht statt, außer:

• zur Vertragserfüllung eingesetzte Auftragsverarbeiter (vgl. Ziff. 6),
• wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind,
• im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung.

9. Betroffenenrechte

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Bestätigung und Information über verarbeitete Daten
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger Daten
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Erhalt Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an: info@doculine.online

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für die nb-cooperation GmbH ist:

Sächsischer Datenschutzbeauftragter
Postfach 11 01 32, 01330 Dresden · saechsdsb@slt.sachsen.de · www.saechsdsb.de

10. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Die Übertragung erfolgt ausschließlich über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen (TLS). Datenbanken sind nicht öffentlich zugänglich.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, insbesondere bei Änderungen des Dienstes oder der Rechtslage. Die jeweils aktuelle Version ist unter doculine.online/datenschutz abrufbar. Kunden werden über wesentliche Änderungen per E-Mail informiert.

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